Das Problem mit dem "Udo-Prozess":
Wenn IT-Prozesse am seidenen Faden hängen
In vielen Behörden, Kommunen und mittelständischen Unternehmen existiert er: der berüchtigte „Udo-Prozess“. Ein historisch gewachsener Beschaffungs- und Auslieferungsablauf, der im Alltag prima funktioniert – allerdings nur solange, wie der eine verantwortliche Mitarbeiter („Udo“) nicht krank wird, Urlaub nimmt oder die Organisation verlässt.
„Was machen wir, wenn Udo morgen mit dem Bus überfahren wird? Dann finden keine Bestellungen und Auslieferungen mehr statt.“
Diese bildhafte Aussage aus dem Landratsamt Fürth bringt die Schwachstelle vieler IT-Abteilungen auf den Punkt: Personenabhängiges Fachwissen und Inselwissen.
Das Landratsamt Fürth stand vor genau dieser Herausforderung: Zettelchaos bei der Genehmigung, unvollständige Daten in Altsystemen, fehlende Budgettransparenz und ein manueller Aufwand beim Einrichten neuer Rechner, der wertvolle Zeit kostete.
Gemeinsam mit den IT-Architekten unseres Partners TAP.de wurde dieser gewachsene Prozess in nur 10 bis 12 Beratungstagen in einen durchgängig digitalen, transparenten und automatisierten Serviceprozess auf Basis von Matrix42 transformiert.
Die 3 Erfolgs-Bausteine der Transformation
1. Asset Management
Stammdaten-Import & Erfassung ab der Laderampe. Volle Transparenz über Standorte, Zyklen und Hardwarepreise.
2. Service Store & Flow
Digitale Bestellungen im Self-Service mit automatischer Budget-Freigabe durch Verantwortliche und Lieferanten-Integration.
3. Empirum & Booking
Vollautomatische Betankung per Knopfdruck sowie ein integriertes Buchungsportal für Anwender-Liefertermine.
Key Learnings für Ihre Prozessdigitalisierung
- Mut zu Veränderung: Papierprozesse nicht 1:1 nachbauen, sondern schlanker gestalten.
- Groß denken, klein starten: Big Picture definieren, aber in schnellen Etappen umsetzen.
- Fachabteilungen mitnehmen: Kasse, Einkauf und Lieferanten frühzeitig integrieren.